FT CONSULTANTS S.A.S.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FT CONSULTANTS S.A.S. (en adelante FTC), en cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y de acuerdo con lo consagrado por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta e implementa la presente Política para el tratamiento de los datos personales.
FTC garantiza los derechos fundamentales a la intimidad, la privacidad, el habeas data y el buen nombre de las personas y en todas las actividades que desarrolle y que impliquen el tratamiento de datos personales, siempre estará guiada por los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
En esta Política FTC incluye todos los lineamientos y medidas necesarias a para garantizar que los datos personales suministrados por los Titulares reciban un Tratamiento adecuado y en estricto cumplimiento de la normatividad de protección de datos en Colombia.
La aceptación de propuestas, la celebración de contratos, el diligenciamiento de formatos, el acceso a la Página Web y/o la aceptación expresa o inequívoca de la presente política, implica la aceptación de los Titulares de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.
- DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dato semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su Tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).
Dato público: Dato personal que no es privado o sensible. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares a los empleados, clientes, proveedores, contratistas y/o colaboradores de FTC, así como a cualquier persona cuyos datos reposen en una base de datos responsabilidad de FTC.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando tenga por objeto.
- AUTORIZACION
La autorización de los Titulares de Datos Personales o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, es requisito indispensable para que FTC recolecte, almacene, consulte, use, procese y en general, de Tratamiento a su información personal.
Esta autorización deberá ser otorgada por el Titular en forma escrita, verbal o a través de conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
FTC tomará las medidas idóneas para conservar copia o evidencia, o para documentar la existencia, de la
autorización para consultas futuras.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Tratamiento de Datos Públicos.
c) Tratamiento en otros eventos previstos en las normas vigentes.
- ALCANCE DE LA POLÍTICA
La Política de Tratamiento de Datos Personales de FTC se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, y sobre las cuales FTC actúe como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.
El Tratamiento de los Datos Personales se realizará bajo los términos, condiciones y alcances de la autorización que su Titular haya otorgado y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.
Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a la Calle 139 No. 7C – 51 apto (504), Bogotá D.C. Colombia, con teléfono de contacto (57) 321.3738143 y correo electrónico: Javier.trillos@ftc.com.co
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FT CONSULTANTS S.A.S. con NIT 901.407.129-8, con sede principal en la Calle 139 No. 7C – 51 apto (504) de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con teléfono de contacto (57) 321.3738143 y correo electrónico: Javier.trillos@ftc.com.co, será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.
- FINALIDADES Y TRATAMIENTO
FINALIDADES GENERALES
Las finalidades para las cuales FTC tratará los Datos Personales y, que aplicarán de manera general a todos los Titulares, son:
a) Desarrollar el objeto social de FTC.
b) Gestionar, administrar y usar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de FTC así como las obligaciones tributarias, comerciales, corporativas y contables.
c) Ejecutar contratos suscritos con FTC.
d) Dar soporte en procesos de auditoría externa e interna.
e) Enviar información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
f) Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información le corresponde a FTC.
g) Socializar políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
h) Buscar la satisfacción de los Titulares respecto de los productos y servicios ofrecidos por FTC.
i) Prestar mejores beneficios, productos y servicios a los Titulares.
j) Personalizar la experiencia de los Titulares en la Página Web de FTC.
k) Realizar procesos al interior de FTC, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
l) Mantener comunicación con el Titular.
m) Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos o comentarios de los Titulares.
n) Enviar información comercial y/o corporativa, así como invitaciones a eventos y/o actividades que FTC organice.
FINALIDADES ESPECÍFICAS
EMPLEADOS
a) Conservar y administrar la información de la relación laboral con el Titular.
b) Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados de FTC así como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos.
c) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a los empleados de FTC.
d) Realizar Estudios de Seguridad.
e) Promover actividades de bienestar de los empleados.
f) Realizar los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado
CLIENTES
a) Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios, y/o de atención al cliente.
b) Mantener contacto con los clientes y los clientes potenciales para el envío de información relacionada con la relación contractual y comercial.
c) Proporcionar un efectivo servicio al cliente.
d) Informar sobre cambio de productos y/o servicios.
e) Realizar actividades de facturación, consultas de prevención de fraude y lavado de activos, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, consulta ante las centrales de información de riesgo o consulta de las páginas web y las listas emitidas por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios en los que FTC considere necesario.
f) Realizar gestión de cobranza (escrita, telefónica o personal), recaudo, control, comportamiento, hábito de pago, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos, servicios y reporte ante las centrales de información de riesgo.
PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y/O COLABORADORES
a) Realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales.
b) Realizar estudios financieros y verificación en bases de datos de riesgo crediticio, financiero, financiación del terrorismo y lavado de activos.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Dentro de los tratamientos que pueden darse a los datos personales, en cumplimiento de la presente política, de manera enunciativa pero no taxativa, FTC podrá realizar los siguientes:
a) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
b) Establecer comunicación entre FTC y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
c) Ofrecer o informar al Titular sobre productos y/o servicios de FTC que puedan ser de su interés, así como suministrar información general por medio de correos electrónicos como parte de una novedad, comunicación, boletín, noticia o Flash Informativo.
d) De ser el caso, usar la información para dar trámite a los reclamos, quejas, sugerencias respecto de los servicios ofrecidos por FTC.
e) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de FTC.
f) Recabar información acerca del dispositivo que se está utilizando para ver o utilizar la Pagina Web, como por ejemplo dirección IP o el tipo de explorador de Internet o sistema operativo utilizado y vincularla con información personal para garantizar que la Pagina Web brinde la mejor experiencia en línea.
g) Evaluar el uso de la Pagina Web (de manera anónima e integral), así como realizar estadísticas de las actividades de los Titulares, como, por ejemplo, horas de visitas, frecuencia con las que se visita y sitio web que transfirió a la Pagina Web, de manera que se personalice la experiencia de los Titulares en la Página Web.
h) Invitar y contactar a los Titulares para que participen en conferencias, talleres, y cualquier otro evento desarrollado por FTC.
i) Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece FTC.
j) Suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a las sociedades vinculadas a FTC, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que FTC encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política.
k) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de FTC o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo
requieran los términos y condiciones o la ley.
l) Combinar los Datos Personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
m) Para los casos en que aplique, consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de Bases de Datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta.
n) Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley, así como aquellos necesarios para cumplir las finalidades descritas en este documento.
- SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES A TERCEROS
FTC no comparte la información personal. Sin embargo, en los casos en que sea necesario compartir estos datos con terceros Encargados para el cumplimiento de las finalidades para las que se recabó la información, el Titular autoriza a FTC a suministrar su información con esos terceros y, entre otros, con:
a) Agencias de publicidad que apoyan a FTC a cumplir y analizar la eficacia de sus productos y/o servicios.
b) Terceros que deben entregarle al Titular algún producto o servicio ordenado, como por ejemplo algún servicio postal o de mensajería.
c) A las autoridades policivas o gubernamentales en casos que éstas hayan seguido el debido proceso legal para solicitar que se les comparta la información del Titular.
d) Terceros que deseen enviarle al Titular información acerca de sus productos y servicios únicamente en casos en los que se haya dado su previo consentimiento para ello por parte del Titular.
e) Terceros prestadores de servicios, empresas de Outsourcing, personal en misión o temporal.
f) Proveedores de herramientas analíticas web, tales como Google.
Otras razones que nos pueden llevar a compartir información con terceros pueden ser:
a) Reforzar los términos aplicables de uso de la Página Web de FTC.
b) Llevar a cabo investigaciones de posibles violaciones a las leyes aplicables.
c) Detectar, prevenir y proteger a FTC contra el fraude y cualquier vulnerabilidad técnica o de seguridad.
d) Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, y trabajar en conjunto para cualquier investigación legal y para cumplir con los requisitos gubernamentales.
En caso de que se llegara a compartir la información personal del Titular con algún tercero, FTC realizará su mayor esfuerzo para asegurarse de que mantengan segura la información, que se tomen todos los pasos para protegerla de mal uso y que la usen sólo de manera consistente con la Política para el Tratamiento de Datos Personales, y las leyes y regulaciones aplicables a la protección de datos.
FTC no vende información personal.
- DERECHOS DEL TITULAR
De acuerdo con el régimen legal vigente, los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento.
Específicamente, son derechos de los titulares según lo consagrado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- DATOS DE CONTACTO PARA CONSULTAS, RECTIFICACIONES Y RECLAMOS
Teléfono: (57) 321 3738143
Correo electrónico: Javier.trillos@ftc.com.co
- PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, RECTIFICACIONES Y RECLAMOS
A continuación, se señalan las acciones que pueden presentar los Titulares o sus Causahabientes en relación con las consultas rectificaciones y reclamos relacionadas con sus datos registrados en las Bases de Datos de FTC:
a) CONSULTAS: Las consultas y solicitudes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a las consultas podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.
b) RECTIFICACIONES Y RECLAMOS: Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las Bases de Datos de FTC debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
la ley, podrán presentar un reclamo ante FTC así:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área encargada, de acuerdo a lo establecido en la presente Política de Privacidad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a las rectificaciones o reclamos que los Titulares o sus causahabientes presenten podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.
c) REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida la disposición legal o contractual. Para ello, el Titular deberá seguir el mismo procedimiento
establecido para las Rectificaciones y Reclamos.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: (i) Sobre la totalidad de las finalidades consentidas, caso en el cual FTC y/o los Encargados del Tratamiento deben dejar de tratar por completo los datos del Titular o, (ii) Sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercadeo.
Teniendo en cuenta lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique si pretende una revocatoria total o parcial. En el caso de una revocatoria parcial, deberá indicar con cuál Tratamiento no está conforme. En caso de que el Titular no lo indique con claridad, se entenderá que la solicitud es total.
d) REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: de conformidad con las normas vigentes, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo o de revocatoria de la autorización ante FTC, en cumplimiento con lo establecido por la presente Política de Privacidad.
- MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN
FTC tomará las precauciones razonables para mantener segura la información personal y para exigir a cualquier tercero que maneje o procese Datos Personales por su encargo que haga lo mismo.
El acceso a la información personal está restringido para evitar accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos, y el tratamiento estará habilitado únicamente a personas vinculadas a FTC y encargadas expresamente para ello.
- PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las Bases de Datos a las cuales dará Tratamiento FTC, así como los Datos Personales debidamente autorizados incorporados en ellas estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Una vez cumplido este plazo, FTC procederá a eliminar la base de datos o eliminar los datos de los titulares, según correspondiere.
- TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS
TRANSFERENCIA: Existe la posibilidad de que FTC tenga que transferir información personal de los Titulares a otros Responsables en Colombia o en otros países. Al aceptar la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales el Titular autoriza y da su consentimiento expreso para dicha Transferencia.
TRANSMISIONES: Con la autorización otorgada por cualquiera de los medios previstos para tal fin, el Titular autoriza que FTC realice transmisiones nacionales e internacionales de Datos Personales a un Encargado, para permitir que el éste realice el Tratamiento por cuenta de FTC. Estas transmisiones no requerirán ser informadas al Titular ni contar con un consentimiento expreso adicional.
- MODIFICACIONES EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en la Página Web de FTC.
- INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD
FTC solo usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad con el expreso consentimiento de sus padres o representantes legales.
En el caso de los datos de los menores de edad hijos o dependientes de empleados o colaboradores, la finalidad de dicho tratamiento será la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los mismos. Para tales efectos, FTC tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.
- INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASE DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
FTC cumplirá con todas las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que debe entregar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre las Bases de Datos sobre las que sea Responsable. Para efectos del registro de la Base de Datos, se realizará un procedimiento teniendo en cuenta los siguientes parámetros: i) Cantidad de bases de datos con información personal; ii) Cantidad de titulares por cada base de datos; iii) Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares; iv) Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos, a los que se realiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros; v) Ubicación física de las bases de Datos.
- REDES SOCIALES
Las redes sociales como Facebook, LinkedIn y Twitter, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los Titulares y no se encuentran bajo la responsabilidad de FTC por ser ajenas a la empresa.
Toda la información que los Titulares proporcionan en las redes sociales en las que participa FTC, como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.
- VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENDO DE DATOS PERSONALES
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente a partir de enero de 2021.
Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en la Página Web de FTC.
Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
